Polityka prywatności FotoKey

Wersja z 30.10.2026 (3) · obowiązuje od: tego samego dnia co Regulamin sklepu — dnia opublikowania w Serwisie pod adresem https://fotokey.pl

§ 1. Kto jest administratorem danych

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Marcin Piękoś, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Foto Key Marcin Piękoś, ul. Lwowska 80 (Galeria Trzy Korony), 33-300 Nowy Sącz, NIP 7343521825, REGON 122947908 (dalej: FotoKey, „my”).
2. Kontakt w sprawach danych: e-mail fotokey80@gmail.com (ten sam adres co w innych sprawach — osobnego adresu do spraw danych nie prowadzimy), telefon 514 827 482, listownie na adres z ust. 1.
3. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku (art. 37 ust. 1 RODO): nie jesteśmy organem publicznym, a naszą główną działalnością nie jest regularne monitorowanie osób na dużą skalę ani przetwarzanie na dużą skalę szczególnych kategorii danych. Ocenimy to ponownie przed włączeniem Narzędzia AI.
4. Punkt w Gnieźnie prowadzi PIEKOS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Grudziądzu (ul. PCK 7/2, 86-300 Grudziądz, KRS 0001243277, NIP 8762521799), a punkt „Foto-7” w Nowym Sączu — Stanisław Piękoś, Zakład Fotograficzny FOTO-7 Stanisław Piękoś (ul. Jagiellońska 39, 33-300 Nowy Sącz, NIP 7341084390). Gdy wydają zamówienia złożone w Serwisie, przetwarzają Twoje dane w imieniu FotoKey. Za zakupy zrobione bezpośrednio w tych punktach administratorem jest podmiot prowadzący punkt.

§ 2. Twoje prawa

Masz prawo: dostępu do danych i otrzymania kopii; sprostowania; usunięcia; ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych (gdy przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody, automatycznie); sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO); wycofania zgody w każdej chwili, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie; wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl). Żądania kieruj na adres z § 1 ust. 2 — odpowiemy w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO).

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). Automatyczna kontrola Projektów AI (§ 5) nigdy nie odrzuca zamówienia — przy problemie zamówienie przejmuje człowiek. Nie profilujemy Cię.

§ 3. Bezpieczeństwo i zagrożenia w internecie

1. Połączenie z Serwisem jest szyfrowane (HTTPS). Zdjęcia leżą w katalogu niedostępnym z internetu i są wydawane tylko przez kontrolę dostępu (prywatny link lub plik cookie). Linki do Stron zamówienia przechowujemy w bazie wyłącznie jako skrót. Z przesłanych zdjęć usuwamy metadane EXIF (m.in. lokalizację GPS, model aparatu).
2. Adresu IP nie zapisujemy przy zamówieniach druku, zgłoszeniach odnawiania zdjęć i formularzu kontaktowym — do ochrony przed nadużyciami używamy jego skrótu (HMAC lub MD5) przez najwyżej 1 godzinę. W karykaturach zapisujemy IP razem z potwierdzeniem prawa do zdjęć (§ 5).
3. Zagrożenia: złośliwe oprogramowanie, fałszywe e-maile podszywające się pod FotoKey (phishing), przechwycenie danych w otwartej sieci Wi-Fi. Nigdy nie prosimy o hasła ani dane karty e-mailem — płatność odbywa się wyłącznie na stronie Przelewy24.

§ 4. Komu przekazujemy dane

§ 5. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

5.1. Przeglądanie Serwisu

• Dane: adres IP, dane przeglądarki, adres odwiedzanej strony w logach serwera.
• Cel i podstawa: działanie i bezpieczeństwo Serwisu — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: logi serwera przechowuje hostingodawca (LH.pl, § 4) przez okres, który ustala dla bezpieczeństwa serwera — starsze wpisy są automatycznie nadpisywane. Aktualny okres podamy na żądanie (§ 1 ust. 2).
• Mapa punktów: gdy mapa pojawi się na ekranie albo gdy klikniesz „Pokaż mapę”, przeglądarka pobiera obrazki mapy z serwera dostawcy podkładu mapy (nazwa w podpisie mapy), który dostaje Twój adres IP. Odnośnik „Zobacz na mapie” (Mapy Google) nic nie wysyła, dopóki go nie klikniesz — potem obowiązuje polityka Google.
• Najbliższy punkt: jeśli pozwolisz przeglądarce udostępnić lokalizację, odległość do punktów liczy Twoja przeglądarka. Twoje współrzędne nie są wysyłane do nas. Zapamiętujemy w przeglądarce tylko nazwę najbliższego punktu na 24 godziny (Polityka cookies).
• Opinie Google: pokazujemy publiczne opinie o naszych punktach pobrane raz dziennie przez nasz serwer z Google (imię lub nazwa autora, ocena, treść). Przeglądając stronę, nie łączysz się z Google. Podstawa wobec autorów opinii: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f); opinie, których Google już nie zwraca, usuwamy przy codziennym odświeżeniu. Autor może zgłosić sprzeciw (§ 2).

5.2. Formularz kontaktowy i korespondencja

• Dane: imię i nazwisko, e-mail, treść wiadomości.
• Cel i podstawa: odpowiedź na wiadomość — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f); gdy pytasz o zamówienie — działania przed zawarciem umowy lub jej wykonanie (lit. b).
• Okres: formularz nie zapisuje wiadomości w bazie Serwisu — trafia ona e-mailem do skrzynki FotoKey (wpisane dane przy błędzie formularza czekają najwyżej 5 minut). W skrzynce przechowujemy ją 12 miesięcy od zakończenia sprawy, a gdy dotyczy reklamacji lub sporu — jak w 5.7.

5.3. Zamówienia Druku (odbitki, powiększenia, plakaty, płótna)

• Dane: imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres dostawy (kurier), dane do faktury (NIP, firma, adres), wybrany Punkt, zdjęcia i ustawienia druku, historia zamówienia, stan płatności, potwierdzenie prawa do zdjęć (data, wersja i treść oświadczenia; bez adresu IP). Przy zamówieniu przy ladzie e-mail jest nieobowiązkowy.

• Cele i podstawy: zawarcie i wykonanie umowy, kontakt w sprawie zamówienia, telefon lub SMS o gotowości (art. 6 ust. 1 lit. b); faktury i księgowość (lit. c, ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa, ustawa o VAT); reklamacje, dochodzenie i obrona roszczeń (lit. f).

• Okresy:

  Dane	Usuwamy
  zdjęcia w niezłożonym koszyku	7 dni od ostatniej czynności (przy braku miejsca: 24 h)
  zdjęcia zamówienia nieopłaconego	7 dni od złożenia (przy braku miejsca: 3 dni)
  zdjęcia zamówienia czekającego w Punkcie	30 dni od powiadomienia o gotowości
  zdjęcia zamówienia zakończonego lub anulowanego	14 dni od zakończenia (przy braku miejsca: 3 dni)
  paczki do druku (ZIP)	po wysłaniu do Punktu lub nadaniu, najpóźniej 7 dni od zakończenia
  link dostępu do Strony zamówienia	wygasa po 210 dniach; plik cookie — po 90 dniach
  imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres dostawy (anonimizacja; także nazwy plików zdjęć i notatki obsługi)	2 lata od zakończenia zamówienia (czas na reklamację); zamówienie nieopłacone — od jego złożenia
  dane do faktury, numer, kwoty, historia, płatności	5 lat od końca roku, w którym była sprzedaż (przepisy podatkowe i o rachunkowości)

• Wyjątki od usuwania danych kontaktowych: płatność w toku albo do wyjaśnienia (możliwy zwrot pieniędzy), zamówienie w realizacji oraz reklamacja lub zwrot w toku — dane zostają do zakończenia sprawy.

• Zdjęcia nie trafiają do żadnego narzędzia AI.

5.4. Karykatury

• Dane: imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres dostawy, zdjęcia postaci (wizerunki — także dzieci i osób trzecich), opis pomysłu, nazwy postaci, napis, Projekty (także próby odrzucone i raporty automatycznej kontroli), treść poprawek, data i adres IP potwierdzenia prawa do zdjęć, historia, stan płatności.
• Cele i podstawy: wykonanie umowy, w tym przygotowanie Projektu AI i automatyczna kontrola (art. 6 ust. 1 lit. b); rozliczenia (lit. c); udokumentowanie potwierdzenia praw do zdjęć, reklamacje, roszczenia (lit. f); portfolio — tylko za zgodą (lit. a).
• Wizerunki osób trzecich i dzieci: przetwarzamy je w ramach zamówienia Klienta, który oświadcza, że ma zgodę tych osób albo ich rodziców lub opiekunów. Jeśli jesteś osobą ze zdjęcia, możesz skorzystać z praw z § 2.
• AI: zdjęcia potrzebne do Projektu wysyłamy dostawcy Narzędzia AI (§ 4) — bez metadanych, zmniejszone, z opisem sceny bez imion, napisu, e-maila, telefonu i numeru zamówienia. Nie tworzymy wzorców biometrycznych twarzy, nie identyfikujemy osób i nie porównujemy twarzy z żadną bazą. Dostawca nie używa tych danych do trenowania modeli i może je przechowywać najwyżej 30 dni, wyłącznie w celu wykrywania nadużyć (chyba że dłuższe przechowanie nakazuje mu prawo); gdy dostawca zapewnia brak przechowywania (tzw. zero data retention), dane nie są u niego przechowywane po wygenerowaniu obrazu.
• Okresy: zamówienie nieopłacone jest anulowane po 24 h. Najpóźniej 14 dni (ustawienie w panelu 1–14) od zakończenia lub anulowania usuwamy: zdjęcia, podglądy, wszystkie wersje Projektu i Plik cyfrowy, imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres, opis, napis, IP potwierdzenia, treść poprawek, szczegóły historii i linki dostępu. Zostają numer, produkt, kwoty, daty i stan płatności — do rozliczeń 5 lat od końca roku, w którym była sprzedaż. Wyjątki: przy wpłacie do zwrotu kontakt zostaje do zapisania zwrotu; gdy opłacone zamówienie czeka na materiały, po tym terminie bez Twojej aktywności usuwamy przesłane zdjęcia, a zamówienie i kontakt zostają. Link do Strony zamówienia działa 180 dni, plik cookie — 90 dni.
• Na Twoje żądanie (§ 2) usuwamy te same dane od razu, bez czekania na termin — gdy zamówienie jest zakończone lub anulowane i nie czeka na nim płatność ani zwrot. Numer, produkt, kwoty, daty i stan płatności zostają do rozliczeń. Zamówienie w realizacji kończymy, a dane usuwamy po jego zamknięciu.
• Zgoda na portfolio — do jej wycofania.

5.5. Fotogadżety

Projekt przygotowuje pracownik — zdjęć fotogadżetów nie wysyłamy do żadnego dostawcy AI. Dane: kontakt, wybrany Punkt albo adres dostawy (kurier — ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość; przekazujemy go przewoźnikowi i usuwamy razem z kontaktem, w tych samych terminach), zdjęcia (1–5), napis, uwagi, Projekty, potwierdzenie niskiej rozdzielczości, oświadczenie o prawie do zdjęć (data, wersja i treść; bez adresu IP), historia. Podstawy jak w 5.4. Okresy (decyzja właściciela 2026-10-22): zamówienie nieopłacone — dane usuwane po 48 h; wykonane (zakończone lub anulowane, bez zwrotu i bez wpłaty do wyjaśnienia) — po 7 dniach od zamknięcia; zwrot pieniędzy albo wpłata do wyjaśnienia — po 30 dniach (od zapisania zwrotu albo od powstania sprawy — wpłaty do wyjaśnienia lub anulowania po wpłacie). Jeśli wpłata do wyjaśnienia dotyczy zamówienia, które wciąż czeka na płatność, i sprawa nie zostanie rozstrzygnięta w tym czasie, zamówienie zostaje anulowane — dostajesz o tym e-mail. Numer, produkt, kwoty, daty i stan płatności zostają do rozliczeń. Projekt z wizerunkiem trafia do firmy DTF, gdy zamawiasz odzież kolorową.

5.6. Zdjęcia nagrobkowe (zamówienie w Punkcie)

Dane Klienta: imię i nazwisko, telefon — do wykonania umowy (lit. b) i rozliczeń (lit. c). Zdjęcie przekazujemy producentowi. Skan zdjęcia i formularz zamówienia przechowujemy do odbioru wyrobu i 2 lata po nim (czas na reklamację); dane potrzebne do rozliczeń — 5 lat od końca roku.

5.7. Reklamacje i odstąpienie

Dane z reklamacji lub oświadczenia o odstąpieniu — do ich rozpatrzenia (lit. c, ustawa o prawach konsumenta) i obrony roszczeń (lit. f), do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy, której dotyczą: 6 lat, licząc do końca roku kalendarzowego, w którym zakończyliśmy sprawę (art. 117–118 Kodeksu cywilnego). Dotyczy to tylko danych potrzebnych do udokumentowania reklamacji lub odstąpienia (treść, odpowiedź, numer zamówienia, kontakt) — zdjęcia usuwamy w terminach z 5.3–5.5 i 5.10.

5.8. Marketing

Dziś nie wysyłamy informacji o promocjach (newslettera) e-mailem ani SMS-em i nie zbieramy na nie zgód. Jeśli to się zmieni, poprosimy o osobną, dobrowolną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO; art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) i uzupełnimy tę Politykę przed pierwszą wysyłką.

5.9. Analityka i reklamy

Tylko po Twojej zgodzie w banerze cookies — Polityka cookies. Narzędzia Google Analytics 4 i Google Ads uruchamiamy dopiero po tej zgodzie i tylko w zakresie wybranej kategorii (analityczne albo marketingowe). Do Google nie przekazujemy Twojego e-maila, telefonu, numeru zamówienia ani zdjęć.

5.10. Odnawianie starych zdjęć

• Dane: imię i nazwisko, telefon, e-mail, 1–5 przesłanych zdjęć (bez metadanych, np. GPS) — mogą pokazywać Ciebie, Twoich bliskich, także dzieci i osoby zmarłe — opis (nieobowiązkowy), Wycena (kwota, komentarz pracowni, daty), informacja o odbiorze, potwierdzenie prawa do zdjęć (data i treść; bez adresu IP), akceptacja Regulaminu (adres i wersja), historia zgłoszenia, stan płatności.

• Cele i podstawy: przygotowanie Wyceny, telefon z Wyceną i e-mail z linkiem do jej akceptacji — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); wykonanie usługi, płatność i kontakt w sprawie odbioru (lit. b); rozliczenia i księgowość (lit. c); udokumentowanie potwierdzenia prawa do zdjęć, reklamacje i roszczenia (lit. f).

• Odbiorcy: hosting Serwisu (zdjęcia i dane zgłoszenia), wysyłka e-maili z Serwisu, skrzynka e-mail pracowni (powiadomienie z imieniem, telefonem, e-mailem i opisem — bez zdjęć), Przelewy24 przy płatności (imię i nazwisko, e-mail, kwota, numer zgłoszenia) — § 4. Zdjęć nie wysyłamy do żadnego narzędzia AI ani podwykonawcy. Odnowione zdjęcia (plik i odbitka) odbierasz w Punkcie — kuriera w tej usłudze nie używamy.

• Osoby na zdjęciach: przetwarzamy ich wizerunek w ramach Twojego zgłoszenia, na podstawie Twojego oświadczenia o prawie do zdjęć. Dane osób zmarłych nie są danymi osobowymi w rozumieniu RODO (motyw 27), ale traktujemy je z tą samą ostrożnością.

• Okresy:

  Dane	Usuwamy
  całe zgłoszenie bez Wyceny	zamykamy po 30 dniach od ostatniej zmiany, dalej jak niżej
  Wycena nieprzyjęta	Wycena wygasa po 14 dniach od wysłania linku — zgłoszenie zamykamy, dalej jak niżej
  zdjęcia, opis, komentarz Wyceny, informacja o odbiorze, imię i nazwisko, e-mail, telefon, treść oświadczenia, linki dostępu, szczegóły historii	najpóźniej 14 dni (ustawienie w panelu: 1–14) od zakończenia zgłoszenia (odbiór) albo jego zamknięcia (rezygnacja, wygaśnięcie Wyceny, brak Wyceny, decyzja pracowni)
  zgłoszenie „Gotowe” (odnowione zdjęcia czekają na odbiór)	przesłane przez Ciebie zdjęcia — 14 dni od oznaczenia zgłoszenia jako gotowe; opis, informacja o odbiorze, imię i nazwisko, e-mail, telefon i pozostałe dane — do zakończenia (odbiór) albo zamknięcia zgłoszenia, dalej jak wyżej
  wpłata do wyjaśnienia (np. zwrot)	zdjęcia, opis, komentarz Wyceny, informacja o odbiorze, treść oświadczenia — najpóźniej 14 dni (ustawienie w panelu: 1–14) bez zmian w zamkniętym albo zakończonym zgłoszeniu; dane kontaktowe — do wyjaśnienia wpłaty, potem jak wyżej (termin liczony od zapisania zwrotu, jeśli był)
  zgłoszenie, którego nie możemy wykonać, opłacone, przed zwrotem	wszystkie dane zostają do zapisania zwrotu wpłaty; potem jak wyżej — termin liczony od zapisania zwrotu
  numer, kwota, daty, stan płatności	5 lat od końca roku, w którym była sprzedaż (rozliczenia)
  link do Strony zgłoszenia	wygasa po 180 dniach; plik cookie fk_odn_… — po 90 dniach
  pliki, na których pracuje pracownia, i odnowione zdjęcia poza Serwisem	na sprzęcie pracowni FotoKey, bez przekazywania innym podmiotom; Serwis ich nie usuwa — pracownia usuwa je, gdy nie są już potrzebne do wykonania usługi i wydania zdjęć, także po upływie terminu odbioru (Warunki odnawiania § 7 ust. 2, § 11 ust. 3)

• Na Twoje żądanie (§ 2) zgłoszenie nowe albo z Wyceną, za które nic nie zapłaciłeś(-aś), zamykamy i czyścimy od razu; zgłoszenie zakończone albo zamknięte — od razu, jeśli nie czeka na nim płatność ani zwrot. Zgłoszenie opłacone kończymy, a dane usuwamy po jego zakończeniu. Numer, kwota, daty i stan płatności zostają do rozliczeń.

§ 6. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane nie możemy przyjąć i wykonać zamówienia ani odpowiedzieć na wiadomość. Zgody (portfolio, marketing) są zawsze dobrowolne i nie wpływają na zamówienie.

§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane mogą trafić do USA, gdy korzystamy z dostawcy Narzędzia AI OpenAI, z poczty Google i (po Twojej zgodzie) z narzędzi Google Analytics i Google Ads. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony dla podmiotów certyfikowanych w EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO) albo standardowe klauzule umowne (art. 46 ust. 2 lit. c RODO):

• Google (poczta, Google Analytics, Google Ads): Google LLC w USA uczestniczy w EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO); dodatkowo standardowe klauzule umowne w warunkach przetwarzania danych Google;
• OpenAI (tylko po włączeniu AI): standardowe klauzule umowne zawarte w umowie powierzenia (DPA) OpenAI, a jeśli odbiorca w USA uczestniczy w Data Privacy Framework — także ta decyzja;
• inni dostawcy spoza EOG (np. narzędzia zabezpieczające) — tylko na jednej z tych podstaw, wskazanej w umowie z dostawcą.

Przed przekazaniem danych na podstawie standardowych klauzul umownych oceniamy skutki transferu. Kopię zabezpieczeń można otrzymać na żądanie (§ 1 ust. 2).

§ 8. Zmiany Polityki

Nową wersję publikujemy w Serwisie z datą; o istotnych zmianach dotyczących trwających zamówień informujemy e-mailem.